Ein 15-minütiger monatlicher Prozess, um jede wiederkehrende Aufgabe in deiner Arbeit zu finden, die AI übernehmen kann. Wähle drei, baue Templates, erweitere deine Bibliothek.
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Bevor du irgendetwas auditierst, wende diesen Test auf jede Aufgabe an:
Wenn sich die Struktur wiederholt, auch wenn sich der Inhalt ändert, ist es ein Workflow-Kandidat.
Wöchentliche Berichte folgen jede Woche derselben Struktur, obwohl sich die Zahlen ändern. Das ist eine Aufgabe mit hoher Vorhersehbarkeit. Eine Brainstorming-Session, deren Ergebnis jedes Mal komplett anders ausfällt, hat eine niedrige Vorhersehbarkeit. Konzentriere dich zuerst auf Aufgaben mit hoher und mittlerer Vorhersehbarkeit.
Die richtige Frage
Die meisten Leute fragen: „Kann AI das?" Das ist die falsche Frage.
Die richtige Frage lautet: „Ist diese Aufgabe vorhersehbar genug, dass ich ein Template dafür schreiben kann?"
Wenn du das erwartete Ausgabeformat in einem Satz beschreiben kannst, besteht die Aufgabe den Test. Wenn das Ausgabeformat stark variiert, braucht es eher menschliches Urteilsvermögen als Automatisierung.
Der 15-Minuten-Audit-Prozess
Einmal im Monat anwenden. Öffne deinen Kalender, gehe die letzte Woche durch und notiere jede wiederkehrende Aufgabe.
Schritt 1Erfassen
Schreibe jede wiederkehrende Aufgabe auf
Aus deinem Kalender, nicht aus der Erinnerung. Die Erinnerung übersieht die kleinen Dinge.
For each task, write four fields:
Task: [e.g. Weekly status report]
Frequency: [Daily / 3x per week / Weekly / Monthly]
Time per occurrence: [5 min / 15 min / 30 min / 2 hours]
Predictability: [High / Medium / Low]
Be honest about time. Most people underestimate how long repetitive tasks take because they've always done them manually.
Schritt 2Bewerten
Nach Automatisierungspotenzial ranken
Nicht jede wiederkehrende Aufgabe ist gleich. Priorisiere die mit dem höchsten Ertrag.
Score each task on two axes:
1. Predictability: How consistent is the output format? (High = 3, Medium = 2, Low = 1)
2. Time per occurrence: How long does it take? (More time = higher priority)
Multiply the two scores. Sort descending. Top 5 tasks are your candidates.
Example:
- Weekly status report: 3 x 2 hours = 6
- Meeting notes: 3 x 30 min = 1.5
- Email triage: 2 x 20 min = 0.67
- Sprint planning: 2 x 1 hour = 2
Schritt 3Auswählen
Wähle drei, nicht zehn
Das ist der wichtigste Schritt. Menge tötet die Umsetzung.
From your ranked list, pick the top 3.
Why three?
- Three is small enough to test in one week
- Three is small enough to refine without decision fatigue
- Three is enough to prove the concept and build the habit
Do NOT try to automate everything at once. That's the #1 reason people quit.
If a task is partially automatable, include it. You can always drop it later if the template doesn't work well.
Schritt 4Bauen
Schreibe ein Template pro Aufgabe
Nutze die 4-teilige Prompt-Struktur: Rolle, Kontext, Aufgabe, Format
For each of your 3 tasks, write a prompt template with four parts:
1. Role: Who should the AI act as? ("You are a [role] with [X] years of experience")
2. Context: What information does it need? (Paste your raw input here)
3. Task: What should it produce? ("Generate a [output type] with [specific sections]")
4. Format: How should the output look? ("Under [word count], structured as [format]")
Write the template. Test it with real input. Refine if the output needs adjustment.
Time: ~10-15 minutes per template. Faster if you use AI to help draft the initial version.
Schritt 5Testen
Nutze die Templates eine volle Woche
Falle nicht auf manuelle Arbeit zurück. Wenn ein Template nicht funktioniert, notiere das Problem und behebe es am Ende der Woche.
For one full week, use every template whenever the task comes up.
At the end of the week, evaluate each template:
- Did I use it consistently? (If not, the template isn't solving the right problem)
- Was the output good enough? (If you edit less than 20% of the output, it's working)
- Did it save measurable time? (Compare with your pre-template time)
Templates that pass all three: save them.
Templates that fail: refine or replace.
Häufige Workflow-Kategorien
Das sind die am häufigsten automatisierbaren Aufgabentypen über alle Rollen hinweg. Prüfe, welche zu deiner Arbeit passen.
Hohe Frequenz, geringe kreative Anforderung. Starke Automatisierungskandidaten. Werden oft übersehen, weil sie zu klein wirken, um sich damit zu beschäftigen.
Monatlicher Rhythmus
Setze dir eine Kalender-Erinnerung für die erste Woche jedes Monats:
Tag 1: 15-Minuten-Audit. Wiederkehrende Aufgaben notieren, Vorhersehbarkeit bewerten, nach Potenzial ranken.
Tag 2 bis 3: Templates für deine Top-3-Auswahl bauen oder verfeinern. Etwa 10 bis 15 Minuten pro Template.
Tag 4 bis 30: Die Workflows nutzen. Sichern, was funktioniert, verfeinern, was nicht funktioniert.
Gesamtinvestition: 25 bis 45 Minuten pro Monat. Laufende Ersparnis: 5 bis 15 Stunden pro Woche, wachsend mit deiner Bibliothek.
Was das ausschließt
Nicht Aufgaben automatisieren, die erhebliches kreatives Urteilsvermögen erfordern (Brainstorming, strategische Planung, komplexe Entscheidungen). Nicht mehr als 3 Templates gleichzeitig bauen. Nicht die Testphase überspringen. Nicht versuchen, die Arbeit anderer zu automatisieren, bevor du deine eigene automatisierst.
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